Với sự bùng nổ của thương mại điện tử, chuyển phát nhanh là một trong những lĩnh vực có nhiều dư địa phát triển. Nắm bắt điều này, Bưu điện tỉnh Thái Nguyên đã triển khai nhiều ứng dụng số hóa để thay đổi quy trình, rút ngắn thời gian giao nhận bưu phẩm, bưu kiện, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

Anh Hà Khánh Tuân, bưu tá Bưu điện tỉnh Thái Nguyên, ứng dụng phần mềm Dinh Dong
xử lý đơn hàng chuyển phát mỗi ngày

Gần 10 năm làm nhân viên giao nhận thư báo, anh Hà Khánh Tuân, nhân viên bưu tá Bưu điện tỉnh Thái Nguyên, chưa bao giờ thấy công việc được giảm áp lực như hiện nay. Nếu như trước đây, anh thường mất trung bình 1,5 giờ cho các khâu từ nhận, di chuyển và chuyển phát một bưu phẩm, bưu kiện thì nay chỉ còn chưa đến 20 phút. Thay vì phải đợi nhân viên chia bưu phẩm tra sổ, phát kiện rồi ký sổ, anh Tuân chỉ cần dùng Dinh Dong - một ứng dụng chuyên dùng trên điện thoại thông minh quét mã để nhận bưu phẩm rồi chuyển đi phát hoặc dùng chính ứng dụng nói trên để thu nhận bưu phẩm, bưu kiện của khách hàng rồi chuyển về bưu cục.

Toàn bộ dữ liệu về kiện hàng, lộ trình, thời gian giao phát, giao nhận được ghi nhận trên hệ thống và báo cáo về bộ phận chuyên môn một cách tự động, tức thời.

Anh Hà Khánh Tuân chia sẻ: Với ứng dụng quản lý giao nhận bưu phẩm, bưu kiện được số hóa, năng suất làm việc của tôi tăng đến 50% so với trước kia. Trung bình mỗi ngày, tôi giao nhận, chuyển phát từ 30-40 bưu phẩm, bưu kiện trên địa bàn 4 tổ dân phố của phường Tân Thịnh (TP. Thái Nguyên).

Là doanh nghiệp bưu chính tiên phong triển khai, ứng dụng khoa học - công nghệ vào sản xuất, kinh doanh, Bưu điện tỉnh Thái Nguyên đã không ngừng cải tiến, tối ưu, cập nhật các công nghệ mới để từng bước chuyển dịch từ bưu chính truyền thống sang bưu chính số, đảm bảo vận hành dòng chảy vật chất bên cạnh dòng chảy dữ liệu.

Hiện nay, Bưu điện tỉnh Thái Nguyên sử dụng hàng chục hệ thống, phần mềm, ứng dụng công nghệ vào tất cả các công đoạn chấp nhận, khai thác, vận chuyển, chăm sóc khách hàng, đối soát - thanh toán cũng như quy trình marketing, quản lý, giám sát, đo lường chất lượng…

Cùng với ứng dụng chuyển phát Ding Dong dành cho bưu tá kể trên, phần mềm điều tin PacknSend, hệ thống quản lý vận tải TMS, hệ thống quản lý kho WMS, ứng dụng tạo và quản lý đơn hàng My Vietnam Post… là những nền tảng đồng bộ các hệ thống phục vụ tiến trình chuyển đổi số toàn diện trong sản xuất, kinh doanh của Bưu điện tỉnh Thái Nguyên.

Đơn cử như thông qua ứng dụng quản lý đơn hàng My Vietnam Post, mỗi tháng có khoảng 80% tổng số đơn hàng được Bưu điện tỉnh Thái Nguyên tiếp nhận và xử lý hoàn toàn tự động từ các yêu cầu chuyển phát của khách hàng.

Chị Lê Thu Trang, nhân viên Phòng Kế hoạch - Kinh doanh, Bưu điện tỉnh Thái Nguyên, chia sẻ: Trên địa bàn tỉnh thường xuyên có trên 1 nghìn khách hàng sử dụng ứng dụng My Vietnam Post để khởi tạo các giao dịch chuyển phát bưu phẩm, bưu kiện hoặc tra cứu lộ trình chuyển phát.

Với ứng dụng này, khách hàng chỉ cần điền các thông tin cơ bản của kiện hàng sau đó gửi yêu cầu chuyển phát trực tuyến tới bộ phận tiếp nhận đơn hàng của Bưu điện tỉnh. Bưu kiện sau đó sẽ được nhân viên phụ trách khu vực đến nhận và làm các thủ tục giao phát một cách nhanh chóng.

Toàn bộ quy trình trên cũng được ghi nhận, quản lý và điều phối bởi các ứng dụng chuyên dụng kết nối với cơ sở dữ liệu của Bưu điện Việt Nam. Từng bộ phận, từng khâu sẽ được cấp tài khoản để ghi nhận, điều phối vận chuyển trước khi chuyển phát đến khách hàng nhận.

Nhận định về hiệu quả chuyển đối số trong sản xuất, kinh doanh, ông Phạm Văn Đoan, Phó Giám đốc Bưu điện tỉnh, cho biết: Bên cạnh tốc độ tăng trưởng và cơ hội tiềm năng, thị trường chuyển phát nhanh đang có sự cạnh tranh lớn buộc các doanh nghiệp chuyển phát phải tối ưu hóa quy trình và bộ máy để giảm thiểu chi phí, tăng hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ.

Chính vì vậy, cùng với những thế mạnh về mạng lưới rộng khắp toàn tỉnh, cơ sở hạ tầng bưu chính hoàn thiện, phương tiện vận chuyển hiện đại, nguồn nhân lực dồi dào, công nghệ thông tin chính là nền tảng chuyển đổi mô hình hoạt động, đẩy nhanh quá trình tự động hóa, tối ưu vận hành, nâng cao năng lực cạnh tranh, duy trì hiệu quả, chất lượng các dịch vụ của Bưu điện tỉnh Thái Nguyên. Qua đó tạo ra những giá trị mới, đem lại ngày càng nhiề lợi ích cho khách hàng cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp và cộng đồng xã hội.