Bài dự thi Giải Búa liềm vàng: Đẩy mạnh công tác xây dựng phần mềm kế hoạch

Nhằm tiếp tục nâng cao chất lượng xây dựng Đảng và truyền thông về các hoạt động xây dựng Đảng trong doanh nghiệp nhà nước, Chi bộ Ban Tài chính Kế hoạch thường xuyên lãnh đạo tổ chức nghiên cứu, quán triệt, thực hiện nghiêm túc công tác nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và cải tiến công tác quản lý, hướng tới chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp, cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như phát triển bền vững của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.

Đây là một phần quan trọng trong việc thực hiện chỉ đạo từ Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Trung ương về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và cải tiến công tác quản lý, hướng tới chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp, năm 2024, Chi bộ Ban Tài chính Kế hoạch triển khai công tác xây dựng phần mềm kế hoạch.

Trong mọi doanh nghiệp, công tác lập kế hoạch luôn giữ vai trò cốt lõi, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và ra quyết định kịp thời. Điều này trở nên đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện nay, nơi các doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt và sự thay đổi không ngừng của thị trường. Việc lập kế hoạch hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, điều chỉnh nhanh chóng trước những biến động và nâng cao khả năng ứng phó với các thách thức.

Trong bối cảnh đó, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là phần mềm quản lý lập và phân giao kế hoạch, để nâng cao tính hiệu quả. Những lợi ích đáng chú ý của việc ứng dụng phần mềm này gồm: tiết kiệm thời gian và tăng năng suất lao động trong công tác lập và phân giao kế hoạch; hỗ trợ công tác điều hành sản xuất kinh doanh nhờ khả năng quản lý dữ liệu đồng bộ; cung cấp số liệu chính xác, kịp thời, giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.

Hiện nay, Tổng công ty chưa có hệ thống quản lý lập và phân giao kế hoạch tập trung và thống nhất từ cấp Tổng công ty đến các Bưu điện tỉnh, và từ các Bưu điện tỉnh xuống các đơn vị cấp dưới. Việc lập kế hoạch vẫn chủ yếu dựa vào các công cụ thủ công như Microsoft Excel, gây ra nhiều bất cập như mất thời gian, khó khăn trong tổng hợp dữ liệu, và tính chính xác chưa cao.

Do không có hệ thống quản lý tập trung, dữ liệu bị phân mảnh và khó kiểm soát. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình tổng hợp và báo cáo số liệu, làm giảm khả năng điều hành và giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh. Trước tình hình đó, việc xây dựng một phần mềm lập và phân giao kế hoạch là yêu cầu cấp thiết, góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động quản lý và đảm bảo tính đồng bộ trong toàn hệ thống.

Tổng công ty đã xác định rõ mục tiêu trong bối cảnh chuyển đổi số, ưu tiên việc áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hướng tới việc cải tiến, đổi mới toàn diện hệ thống vận hành nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Phần mềm kế hoạch được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ các Bưu điện tỉnh thực hiện lập và phân giao kế hoạch cho các đơn vị cấp dưới dựa trên dữ liệu lịch sử và số liệu kế hoạch từ Tổng công ty. Những mục tiêu chính của phần mềm bao gồm: lập kế hoạch chung cho Bưu điện tỉnh, đảm bảo tính nhất quán trong toàn hệ thống; phân giao kế hoạch doanh thu, sản lượng, lao động và chi phí từ Bưu điện tỉnh đến các bưu cục trực thuộc; quản lý và giám sát quá trình lập và phân giao kế hoạch, đảm bảo tuân thủ các chỉ tiêu và định hướng từ Tổng công ty.

Trong quá trình triển khai phần mềm, Tổng công ty đã xây dựng sơ đồ tích hợp luồng dữ liệu giữa các hệ thống hiện có cũng như xây dựng quy trình nghiệp vụ liên quan đến việc lập và phân giao kế hoạch, bao gồm quy trình lập kế hoạch doanh thu, sản lượng, lao động, tiền lương, chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Phần mềm được thiết kế để kết nối với các hệ thống hiện có của Tổng công ty nhằm lấy dữ liệu và đảm bảo tính liên kết đồng bộ giữa các bộ phận, bao gồm: kết nối với hệ thống HRM để lấy dữ liệu về nhân sự và chức danh của các đơn vị; kết nối với hệ thống Casreport để lấy dữ liệu về doanh thu, sản lượng dịch vụ bưu chính; kết nối với các hệ thống PUD, PnS để lấy dữ liệu về sản lượng và doanh thu các dịch vụ VNQPost và UPS.

Hệ thống cho phép nhập và quản lý dữ liệu kế hoạch từ Tổng công ty, bao gồm các chỉ tiêu về doanh thu, sản lượng, lao động và chi phí, từ đó giúp các đơn vị cấp dưới lập kế hoạch một cách chính xác và thống nhất.

Phần mềm hỗ trợ các Bưu điện tỉnh trong việc lập kế hoạch và phân giao các chỉ tiêu doanh thu, sản lượng, lao động và chi phí cho các bưu cục trực thuộc, bao gồm: lập và phân giao kế hoạch doanh thu và sản lượng từ cấp tỉnh đến các bưu cục; quản lý kế hoạch lao động dựa trên các chỉ tiêu được giao; phân bổ kế hoạch tiền lương và chi phí cố định, biến đổi một cách hợp lý cho từng đơn vị.

Phần mềm cung cấp các Bảng biểu phân tích trực quan, cho phép người dùng theo dõi, đánh giá tổng quan kết quả lập và phân giao kế hoạch theo các tiêu chí: doanh thu, sản lượng, lao động và chi phí. Đồng thời, các báo cáo chi tiết cũng giúp quản lý và điều hành các hoạt động được hiệu quả hơn.

Phần mềm lập và phân giao kế hoạch đã được triển khai và bước đầu mang lại những kết quả tích cực. Nhờ sự đồng bộ và tính hiệu quả của hệ thống, các Bưu điện tỉnh được cải thiện đáng kể quy trình lập kế hoạch và phân giao chỉ tiêu. Các đơn vị có thể quản lý, tổng hợp và báo cáo số liệu một cách dễ dàng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.

Những thành quả đạt được từ việc triển khai phần mềm đã khẳng định mục tiêu chuyển đổi số của Tổng công ty là hoàn toàn đúng đắn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của Tổng công ty trong tương lai.

Chi bộ Ban Tài chính Kế hoạch xin được gửi bài dự thi với niềm tin rằng việc ứng dụng phần mềm kế hoạch sẽ tiếp tục mang lại và cải tiến công tác quản lý, có những bước tiến trong hành trình chuyển đổi số của Tổng công ty hướng tới chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp, cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như phát triển bền vững của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, tiếp tục khẳng định vai trò lãnh đạo của Đảng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, đưa đất nước phát triển vững mạnh theo con đường xã hội chủ nghĩa./.