Chấn chỉnh chất lượng khâu phát và xử lý sau khi phát bưu gửi tại các đơn vị thành viên của Bưu chính Việt Nam

Đối với dịch vụ Bưu phẩm thường, cần chuyển phát đến địa chỉ nhận đầy đủ, kịp thời. Trong trường hợp bưu gửi không phát được, bưu cục phát ghi rõ lý do và xử lý chuyển hoàn bưu cục gốc sau khi hết thời hạn lưu giữ theo quy định.

Đối với dịch vụ Bưu kiện – Bưu chính Ủy thác, đảm bảo việc khai thác và vận chuyển trọn lô hàng trong cùng một chuyến thư đối với dịch vụ Bưu kiện của khách hàng lớn  và dịch vụ Bưu chính Ủy thác. Trong trường hợp nếu bưu gửi sử dụng dịch vụ Phát tại địa chỉ, khi nhận gửi cần cung cấp số điện thoại của người nhận để khi phát, nhân viên bưu điện chủ động liên lạc với người nhận đảm bảo việc phát bưu gửi thành công, hạn chế tối đa việc chuyển hoàn. Nếu bưu gửi không phát được, thực hiện chuyển hoàn/hủy theo quy định hoặc theo yêu cầu từng đơn hàng.

Đối với các dịch vụ giá trị gia tăng (COD, Báo phát, Phát đồng kiểm), chỉ thực hiện phát bưu gửi COD khi người nhận đồng ý thanh toán số tiền thu hộ; không được phép mở hàng theo yêu cầu người nhận nếu người gửi không sử dụng dịch vụ mở đồng kiểm chi tiết nội dung.

Các Bưu Điện tỉnh, thành phố tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát việc thu tiền COD, thời gian phát hành phiếu chuyển tiền COD, công tác kế toán cuối ca, cuối ngày số lượng bưu gửi COD...Khi phát bưu gửi sử dụng dịch vụ Báo phát và Phát đồng kiểm, ngoài việc thực hiện theo đúng quy định của dịch vụ chuyển phát cơ bản, kiểm tra đầy đủ các ký nhận của khách hàng trên BC07 và trên Biên bản giao nhận (BBGN), đặc biệt lưu ý thực hiện đúng, đủ các yêu cầu của dịch vụ Phát đồng kiểm được thể hiện trên BBGN.

Trong thời gian 1 ngày kể từ ngày phát bưu gửi thành công hoặc ngày lấy dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức nhận trên BBGN, BC07 và BBGN được gửi về Bưu cục gốc theo hình thức ghi số sự vụ. Khi nhập thông tin phát bưu gửi vào hệ thống phần mềm, bổ sung thêm thông tin về số hiệu bưu gửi sự vụ, số chuyến thư, ngày đóng chuyến thư của bưu gửi chứa BC 07 và BBGN vào ngày sau thông tin phát bưu gửi đó để làm cơ sở điều tra khi có khiếu nại phát sinh.

Khi có Lệnh điều hành của Tổng Công ty, trong thời gian 24 giờ, thông tin điều hành phải được triển khai đến các bộ phận khai thác, bưu cục phát, bộ phận bưu tá để thực hiện các yêu cầu phối hợp chuyển phát đơn hàng của các khách hàng lớn nằm ngoài quy định dịch vụ.

Mặt khác, các Bưu điện tỉnh, thành phố cần chủ động tổ chức kiểm tra, theo dõi, đánh giá và báo cáo kịp thời về Tổng Công ty về tình hình thực hiện của các đơn vị tham gia phố hợp chuyển phát đơn hàng.

Ngoài ra, các đơn vị cần tăng cường bồi dưỡng kiến thức cho đối tượng bưu tá về quy định của các dịch vụ chuyển phát cơ bản và dịch vụ GTGT, đáp ứng yêu cầu khai thác, phát và xử lý sau khi phát bưu gửi; đồng thời có các hình thức xử phạt nghiêm minh đối với các trường hợp để xảy ra sai phạm trong khâu phát.