Đội ngũ quản lý Vietnam Post sẵn sàng dẫn dắt quá trình chuyển đổi VLP

Ngày 5/9/2026, chương trình đào tạo “Tổng quan Nền tảng Hậu cần Bưu điện (VLP)” bước sang ngày thứ hai với trọng tâm đi sâu vào các quy trình vận hành Logistics – Fulfillment, Express và những yêu cầu đặt ra đối với các đơn vị trong giai đoạn tiếp theo. Kết luận chương trình, ông Nguyễn Quang Hải – Phó Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam yêu cầu đội ngũ lãnh đạo, quản lý chuyển những kiến thức tổng quan thành kế hoạch hành động cụ thể, chủ động chuẩn bị con người, nghiệp vụ và phương thức điều hành để VLP được triển khai đồng bộ trên toàn mạng lưới.

Nếu ngày đào tạo đầu tiên tập trung làm rõ bản chất, kiến trúc, quy mô và những thay đổi lớn mà VLP mang lại, thì trong ngày 5/9, nội dung được đưa gần hơn tới hoạt động vận hành thực tế.

Theo chương trình, học viên tiếp tục tìm hiểu các quy trình vận hành dịch vụ Kho – Fulfillment, chuyển phát Express, tham gia các phiên trao đổi, giải đáp những vấn đề phát sinh trong quá trình áp dụng vào thực tiễn.

Riêng với Fulfillment, nội dung đào tạo đi vào nhiều kịch bản từ nhập kho, xuất kho, chuyển kho, cross-docking, lưu kho kết hợp vận chuyển, lưu kho kết hợp chuyển phát đến xử lý ngoại lệ. Qua đó, đội ngũ quản lý không chỉ hình dung một quy trình vận hành ở trạng thái thông thường mà còn hiểu cách các vai trò, hệ thống và dữ liệu phối hợp khi xuất hiện những tình huống cần xử lý khác với kế hoạch ban đầu.

Khóa tổng quan mới chỉ là điểm khởi đầu

Phát biểu kết luận chương trình, Phó Tổng Giám đốc Nguyễn Quang Hải nhấn mạnh, khóa đào tạo tổng quan là bước đầu để đội ngũ lãnh đạo, quản lý có chung nhận thức và cách tiếp cận đối với VLP. Sau giai đoạn này, yêu cầu quan trọng hơn là tiếp tục đưa kiến thức đi sâu tới đúng lực lượng, đúng vị trí và đúng nghiệp vụ.

Phó Tổng Giám đốc Nguyễn Quang Hải nhấn mạnh vai trò của người đứng đầu trong tổ chức đào tạo, chuẩn bị nguồn lực và dẫn dắt quá trình chuyển đổi VLP tại từng đơn vị

Theo kế hoạch, chương trình đào tạo VLP sẽ tiếp tục được triển khai theo nhiều cấp độ. Sau khóa tổng quan dành cho đội ngũ quản lý là các chương trình đào tạo chuyên sâu cho lực lượng trực tiếp tham gia triển khai, với thời lượng dự kiến 8 ngày/khóa. Các học viên nòng cốt sau đó có trách nhiệm trở về đơn vị, tiếp tục tổ chức đào tạo nội bộ, bảo đảm kiến thức và cách thức vận hành mới được truyền đạt đến lực lượng trực tiếp thực hiện. Giai đoạn cuối là đào tạo phục vụ chuyển giao công nghệ.

Như vậy, đào tạo VLP không được xác định như một hoạt động diễn ra trong một vài ngày, mà là một quá trình chuyển giao nhận thức, nghiệp vụ và năng lực triển khai theo từng lớp, từ cấp quản lý đến lực lượng trực tiếp vận hành.

Cùng với chất lượng đào tạo, Phó Tổng Giám đốc lưu ý kỷ luật triển khai phải được hình thành ngay từ giai đoạn chuẩn bị. Việc tham gia đầy đủ, đúng thành phần, đúng thời gian và nghiêm túc tiếp nhận nội dung không chỉ là yêu cầu của một khóa học, mà còn thể hiện trách nhiệm của từng đơn vị đối với một chương trình chuyển đổi có phạm vi toàn mạng lưới.

Người của Vietnam Post phải hiểu rõ chính sự thay đổi của Vietnam Post

Một nhiệm vụ được lãnh đạo Tổng công ty đặt ra sau khóa học là các trưởng module và lực lượng nòng cốt của Vietnam Post phải trực tiếp tham gia sâu hơn vào công tác đào tạo chuyên môn trong những giai đoạn tiếp theo.

Ông Nguyễn Quang Hải, Phó Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam yêu cầu các đơn vị chuyển kiến thức từ khóa đào tạo thành kế hoạch hành động cụ thể, chủ động chuẩn bị cho những giai đoạn triển khai VLP tiếp theo

Các tài liệu đào tạo không chỉ dừng lại ở việc giới thiệu một chức năng trên hệ thống, mà cần trả lời rõ những vấn đề gắn với thực tế từng vị trí: hiện nay đang thực hiện như thế nào; khi chuyển sang VLP sẽ thay đổi điều gì; ai là người thực hiện; thao tác trên hệ thống nào và đơn vị cần chuẩn bị những điều kiện gì.

Cách tiếp cận này đặc biệt quan trọng bởi VLP không phải sự thay đổi của riêng công nghệ. Mỗi thay đổi trên hệ thống đều kéo theo sự thay đổi về quy trình, vai trò, trách nhiệm và cách phối hợp giữa các mắt xích.

Chẳng hạn, với quy trình nhập kho Fulfillment, dòng công việc trên VLP kết nối từ khách hàng/nền tảng, giám sát viên đến nhân viên kho thông qua FOMS và FWMS, bao gồm tạo đơn, phê duyệt, nhận hàng, kiểm soát chất lượng và đưa hàng vào vị trí lưu trữ. Với vận chuyển, hệ thống tiếp tục kết nối vai trò giám sát, điều phối và tài xế; từ nhận đơn, xếp hàng, điều phối đến xác nhận hoàn thành hoặc xử lý ngoại lệ.

Vì vậy, người trực tiếp tham gia xây dựng nghiệp vụ của Vietnam Post phải đóng vai trò cầu nối để chuyển ngôn ngữ của hệ thống thành cách làm cụ thể, dễ hiểu và sát với thực tế mạng lưới.

Từ xem kết quả đến điều hành khi hoạt động đang diễn ra

Một nội dung được Phó Tổng Giám đốc Nguyễn Quang Hải đặc biệt lưu ý là sự thay đổi trong tư duy quản trị và điều hành khi VLP đi vào hoạt động.

Trong mô hình mới, dữ liệu từ các module nghiệp vụ được kết nối xuyên suốt và tập trung về Control Tower. Giá trị của Control Tower không chỉ nằm ở việc tổng hợp số liệu hay hiển thị dashboard, mà quan trọng hơn là giúp người quản lý có được góc nhìn toàn trình về hoạt động của mạng lưới.

Theo Phó Tổng Giám đốc, một hệ thống điều hành hiệu quả phải hỗ trợ người quản lý trả lời được bốn câu hỏi: Hệ thống đang vận hành như thế nào? Vấn đề đang xuất hiện ở đâu? Ai chịu trách nhiệm xử lý? Và cần xử lý theo cách nào?

Đây cũng là bước chuyển quan trọng từ cách quản trị dựa nhiều vào những báo cáo sau khi hoạt động đã diễn ra sang theo dõi, nhận diện vấn đề và hỗ trợ ra quyết định theo thời gian thực. Khi dữ liệu được kết nối xuyên suốt, lãnh đạo các cấp có thể nhìn thấy sớm hơn những điểm cần can thiệp thay vì chờ đến khi tổng hợp kết quả cuối kỳ.

Cùng với đó, VLP đưa cách tiếp cận “xử lý ngoại lệ” vào quy trình vận hành. Trong các nghiệp vụ Fulfillment, hệ thống đã thiết kế nhiều kịch bản xử lý như kiện hoàn chưa xác định, thiếu hàng khi lấy, lỗi đồng bộ hay chênh lệch số lượng. Đây là cơ sở để hoạt động vận hành từng bước chuyển từ xử lý tình huống theo kinh nghiệm sang nhận diện, phân loại và xử lý trên một quy trình thống nhất.

Người đứng đầu phải chủ động dẫn dắt sự thay đổi

Đội ngũ lãnh đạo, quản lý và các học viên hoàn thành chương trình đào tạo “Tổng quan Nền tảng Hậu cần Bưu điện (VLP)”, sẵn sàng tiếp tục triển khai các giai đoạn đào tạo chuyên sâu tại đơn vị

Khép lại chương trình, Lãnh đạo Tổng công ty yêu cầu Giám đốc các Bưu điện tỉnh/thành phố và lãnh đạo các đơn vị khi trở về cần chủ động truyền đạt lại cho đội ngũ cán bộ chủ chốt về bản chất và mức độ thay đổi của VLP, từ đó chuẩn bị tâm thế, con người và kế hoạch triển khai phù hợp.

Điều quan trọng không phải là nhớ được bao nhiêu tên hệ thống sau khóa học, mà là người quản lý phải hiểu đơn vị mình sẽ thay đổi ở đâu, bộ phận nào chịu tác động, cần đào tạo ai, cần chuẩn bị gì và phải theo dõi những chỉ số nào khi vận hành.

Các trưởng module đồng thời phải tiếp tục hoàn thiện tài liệu, làm rõ khoảng cách giữa hiện trạng và phương thức vận hành mới; chuẩn bị lực lượng giảng viên nội bộ và sẵn sàng hỗ trợ các đơn vị trong quá trình chuyển đổi.

Nếu ngày đầu tiên của chương trình đặt ra câu hỏi “VLP sẽ thay đổi Vietnam Post như thế nào?”, thì ngày đào tạo thứ hai đi đến một yêu cầu cụ thể hơn: mỗi đơn vị sẽ chuẩn bị và hành động như thế nào để sự thay đổi ấy thực sự diễn ra?

Từ khóa đào tạo tổng quan đến đào tạo chuyên sâu, từ cấp lãnh đạo đến từng vị trí trực tiếp vận hành, mục tiêu cuối cùng vẫn là xây dựng một cách làm thống nhất trên toàn mạng lưới: dữ liệu được kết nối, quy trình được chuẩn hóa, vấn đề được nhận diện sớm và người quản lý có đủ thông tin để ra quyết định kịp thời.

Đó cũng là nền tảng để VLP không chỉ được đưa vào vận hành như một hệ thống công nghệ mới, mà từng bước trở thành một phương thức kinh doanh, vận hành và quản trị mới của Vietnam Post.