Bài dự thi Búa liềm vàng 2023: Phát huy sức mạnh tập thể trong chuyển đổi số tại Chi bộ Trung tâm Công nghệ thông tin

Năm 2023, một năm nhiều biến động do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế đã làm thay đổi cách thức hoạt động của nhiều lĩnh vực. Trong đó, chuyển đổi số (CĐS) đã trở thành một xu hướng quan trọng để các tổ chức nâng cao hiệu suất, tối ưu hóa nội bộ, tạo ra giá trị cho khách hàng và người dùng cuối. Các ứng dụng và dịch vụ số hóa được phát triển với mục tiêu cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường. Xác định việc ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) vào tổ chức sản xuất có ý nghĩa sống còn đối với một doanh nghiệp bưu chính, Tổng công ty Bưu điện Việt Nam (TCT) đã chủ động, tích cực không ngừng thực hiện chương trình CĐS toàn diện trên tất cả các lĩnh vực. Trong đó, CĐS đang được coi là giải pháp sống còn, là ưu tiên số một.

Trong bối cảnh này, Chi bộ Trung tâm CNTT, một trong những chi bộ đảm nhiệm vai trò chính trong CĐS của TCT, đã nỗ lực không ngừng để thích nghi với sự thay đổi của thị trường hiện nay. Để thực hiện thành công CĐS, tăng cường sức mạnh tập thể trong đơn vị là một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. Một số nội dung quan trọng nhằm xây dựng nền tảng cho quá trình CĐS được thuận lợi như sau:

Xây dựng nhận thức về CĐS cho các bộ

Đầu tiên, cán bộ Trung tâm CNTT nhất là cán bộ phụ trách CĐS cần phải hiểu rõ về ý nghĩa và mục tiêu của CĐS. CĐS không chỉ là việc sử dụng công nghệ, mà còn là cách để tối ưu hóa hoạt động, cải thiện dịch vụ, gia tăng năng suất và nâng cao hiệu quả SXKD. Để làm được điều này, các thành viên trong Trung tâm cần phải có ý thức sâu sắc về lợi ích của CĐS có thể mang lại, bao gồm tăng cường hiệu suất, tạo ra cơ hội mới và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Đồng thời nêu rõ những tác động tiêu cực của việc không thích nghi với CĐS, như mất cơ hội thị trường hoặc sự cạnh tranh yếu kém.

Tổ chức các buổi đào tạo và phát triển kỹ năng số

CĐS đòi hỏi mọi người trong tổ chức phải có kiến thức và kỹ năng số hóa. Tổ chức cần đầu tư vào đào tạo và phát triển cho nhân viên về việc sử dụng công nghệ mới và cách làm việc hiệu quả trong môi trường số hóa. Cung cấp các khóa đào tạo và tài liệu để giúp các thành viên hiểu rõ về các khái niệm và công nghệ CĐS. Sử dụng các tài liệu học tập, buổi hội thảo hoặc khóa đào tạo trực tuyến để giải thích cách công nghệ số hoạt động và cách chúng có thể được áp dụng trong công việc hàng ngày.

Tổng công ty cũng đã tổ chức các khóa đào tạo bài bản để thống nhất quan điểm, cách thức triển khai (do FPT đào tạo) và phát triển kỹ năng số của các cán bộ: 01 khóa trực tiếp về nhận thức và kỹ năng CĐS cho 70 lãnh đạo TCT và lãnh đạo đơn vị khối cơ quan; 06 khóa trực tiếp về lãnh đạo chuyển đổi cho 700 lãnh đạo và cán bộ tạo nguồn lãnh đạo trên toàn mạng lưới; 02 khóa online về CĐS cho hơn 4000 nhân sự khối cơ quan và lãnh đạo quản lý đơn vị; 08 khóa online về các Thương mại điện tử. Với nguồn lực là các đảng viên, cán bộ tại nhiều đơn vị, Trung tâm CNTT đã tham gia đầy đủ các buổi đào tạo và tuyên truyền đào tạo lại cho cán bộ Trung tâm, xây dựng và áp dụng nhiều chương trình vào công việc.

Phát triển sự sáng tạo

Trung tâm CNTT luôn khuyến khích tất cả các thành viên trong tham gia vào quá trình CĐS, đề xuất các ý tưởng mới và phản hồi về cách để cải thiện quá trình chuyển đổi. Điều này giúp tạo ra môi trường thúc đẩy sáng tạo và nâng cao tinh thần đoàn kết. Đảng bộ, chi bộ chỉ đạo thường xuyên tổ chức các cuộc họp, buổi thảo luận hoặc diễn đàn nội bộ để thảo luận về CĐS và cách nó ảnh hưởng đến công việc và tổ chức. Khuyến khích việc chia sẻ ý kiến, đặt câu hỏi và giải đáp thắc mắc liên quan đến CĐS.

Xây dựng tính đoàn kết và làm việc tập thể

CĐS thường đòi hỏi sự hợp tác mạnh mẽ giữa các bộ phận và nhóm làm việc khác nhau trong tổ chức. Điều này yêu cầu xây dựng tính đoàn kết và khả năng làm việc tập thể. Các thành viên trong đội ngũ cần phải hiểu rõ vai trò của họ và cách họ đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. Vai trò của chi bộ rất quan trọng trong việc thúc đẩy ý thức CĐS tại cơ sở, hỗ trợ và tạo điều kiện cho các đảng viên tham gia hoạt động và thực hiện các thay đổi cụ thể.

Tăng cường công nghệ

Công nghệ có thể giúp tăng cường sức mạnh tập thể trong CĐS. Hiện nay TCT đã đưa vào ứng dụng rộng rãi các hệ thống quản lý vận hành trên toàn mạng lưới, đặc biệt là dự án "Hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin Bưu chính Việt Nam” (MPITS) - đây được coi là “con át chủ bài” của Vietnam Post. MPITS không chỉ góp phần tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, nâng cao năng suất lao động, chất lượng dịch vụ mà còn giúp khách hàng thuận tiện hơn khi sử dụng dịch vụ, tiết kiệm thời gian và tăng trải nghiệm đáng kể tại quầy giao dịch.

Ngoài ra Trung tâm CNTT đã phát triển các nền tảng công nghệ hiện đại phục vụ sản xuất kinh doanh và phát triển các mô hình kinh doanh mới như: PnS DingDong,… nghiên cứu xây dựng quy trình chuyển phát nhanh, bưu cục 4.0; Tăng trải nghiệm khách hàng qua App My VietnamPost, hệ thống tổng đài đa kênh; nâng cao chất lượng dịch vụ với hệ thống đo kiểm KPI hoạt động; Ứng dụng tự động hóa trong vận hành và mô hình tự phục vụ: Dây chuyền chia chọn tự động, Tủ giao nhận hàng SmartLocker, RPA cho bưu cục KHL; Triển khai mô hình Logistics hiện đại; Nghiên cứu chuẩn hóa dữ liệu và phân tích dữ liệu phục vụ điều hành …

CĐS là một quá trình không chỉ liên quan đến công nghệ, mà còn đến sự thay đổi về tư duy và cách làm việc. Tăng cường sức mạnh tập thể trong tổ chức là chìa khóa để thành công trong việc thích nghi và phát triển trong thế giới số hóa ngày nay. Vai trò của tập thể trong CĐS là quan trọng và đòi hỏi sự hợp tác, đổi mới, và cam kết từ tất cả các thành viên. Chỉ khi tất cả mọi người hành động cùng một hướng và đóng góp một phần của họ, CĐS có thể thành công và đem lại lợi ích cho tổ chức hoặc tổ chức. Dưới đây là một số kết quả đã đạt được:

Trung tâm CNTT đã hoàn thành việc điều chỉnh khung kiến trúc CNTT tổng thể và được lãnh đạo TCT phê duyệt, ban hành (phiên 2.0). Theo đó, các hoạt động của đơn vị sẽ lấy CNTT làm nền tảng và là công cụ và giải pháp hữu hiệu thúc đẩy quá trình hiện đại hóa SXKD, nâng cao năng suất, chất lượng. Đồng thời, đặc biệt chú trọng tới việc tối ưu hóa và tự động hóa lĩnh vực bưu chính chuyển phát, logistics cũng như chăm sóc khách hàng.

Hệ thống MPITS được Trung tâm tiếp nhận và vận hành triển khai đã kết nối và đồng bộ với các thiết bị thông minh, thiết bị cầm tay và tạo nên một hệ sinh thái hoàn chỉnh trong quy trình vận hành khép kín của vòng dịch vụ như ứng dụng phát Dingdong cho bưu tá, phần mềm Pack and send, hệ thống quản lý vận tải TMS, hệ thống quản lý kho hiện đại WMS, hệ thống tổng đài đa kênh CSKH… Qua đó, giúp tối ưu hóa trải nghiệm cho khách hàng, rút ngắn quy trình triển khai, vận hành dịch vụ mang lại tiện ích cho khách hàng, đồng thời tiết kiệm 90% ấn phẩm nghiệp vụ, giảm 70% tác vụ trong thực hiện các hành vi giao tiếp khách hàng.

Ứng dụng My VietnamPost tăng cường tiện ích và tốc độ dịch vụ: Khách hàng có thể sử dụng các dịch vụ bưu chính một cách tiện lợi và nhanh chóng thông qua các kênh trực tuyến như website và ứng dụng di động. Khách hàng có thể dễ dàng sử dụng các dịch vụ của Bưu điện qua website hoặc ứng dụng di động của Bưu điện Việt Nam, tra cứu và định bị bưu gửi một cách chính xác. Với phiên bản mới của ứng dụng My VietnamPost đã bổ sung thêm nhiều dịch vụ, tính năng mới đã tăng cường trải nghiệm cho khách hàng, hỗ trợ tối đa cho người sử dụng.

Tuy đạt được những kết quả bước đầu trong công cuộc CĐS tại Trung tâm, tuy nhiên Đảng bộ Trung tâm, các thành viên thuộc Ban chỉ đạo CĐS Trung tâm vẫn nhìn nhận CĐS không chỉ là chuyện nội bộ của từng đơn vị, việc phát triển các chương trình phục vụ CĐS không chỉ sử dụng nguồn lực hiện có tại Trung tâm mà phải có sự hợp tác, chủ trì từ các đơn vị TCT được giao nhiệm vụ CĐS, với nguồn lực chuyên môn cao, đóng vai trò chủ trì để phát triển ứng dụng trên toàn TCT. Có như vậy, việc CĐS mới có thể triển khai thông suốt, thống nhất và đảm bảo khả năng thành công cao.