Chuyển đổi tư duy quản lý trong công tác Điều hành mạng lưới

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, công tác điều hành mạng lưới vận hành - từ các mảng logistics, BCCP đến hầu hết các ngành công nghiệp khác - đang đối mặt với những thay đổi sâu rộng. Để thích nghi được với tình hình mới và phát triển bền vững, việc chuyển đổi tư duy quản lý không chỉ là một yêu cầu cấp thiết mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của các tổ chức trong thời đại mới. Hôm nay, tôi xin trình bày một số nội dung về việc chuyển đổi tư duy quản lý trong công tác điều hành mạng lưới vận hành của Tổng công ty, từ thực trạng, nguyên nhân cần thay đổi, đến các giải pháp và triển vọng mà quá trình này mang lại.

Mindset Transformation là quá trình thay đổi tư duy từ trạng thái cũ sang một cách nhìn nhận mới mẻ, tích cực và hiện đại hơn. Đây là hành trình khuyến khích con người học hỏi không ngừng, sẵn sàng tiếp nhận những ý tưởng, lối đi mới để thích nghi với mọi hoàn cảnh trong cuộc sống, công việc.

* Thực trạng tư duy quản lý trong công tác điều hành mạng lưới

Công tác điều hành mạng lưới vận hành bao gồm việc quản lý các hoạt động của toàn bộ các công đoạn TCSX Bưu chính như tiếp nhận, phân loại, khai thác vận chuyển và phát hoặc dịch vụ qua một hệ thống mạng lưới rộng lớn. Tại Việt Nam, nhiều tổ chức, bao gồm các doanh nghiệp lớn như Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, vẫn đang áp dụng mô hình quản lý truyền thống, dựa vào kinh nghiệm cá nhân, quy trình thủ công và hệ thống phân cấp cứng nhắc.

Tư duy quản lý truyền thống thường tập trung vào việc duy trì sự ổn định, tuân thủ quy định và kiểm soát chặt chẽ từng khâu trong mạng lưới. Tuy nhiên, cách tiếp cận này bộc lộ nhiều hạn chế trong bối cảnh hiện nay: thời gian phản ứng với thay đổi thị trường chậm, thiếu linh hoạt trong điều phối nguồn lực, và không tận dụng được tiềm năng của công nghệ số.

Hơn nữa, tư duy "làm theo cách cũ" khiến lãnh đạo và nhân viên ngại đổi mới, dẫn đến việc bỏ lỡ các cơ hội nâng cao hiệu quả và đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày càng đa dạng.

* Sự cần thiết của việc chuyển đổi tư duy quản lý trong hoạt động điều hành là như thế nào?

Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, với sự bùng nổ của thương mại điện tử, trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn, đã thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành mạng lưới. Khách hàng ngày nay đòi hỏi giao hàng nhanh, chính xác và minh bạch, trong khi áp lực cạnh tranh từ các công ty tư nhân hay các doanh nghiệp quốc tế ngày càng gia tăng. Tư duy quản lý cũ, với lối suy nghĩ và tập trung vào kiểm soát, không còn phù hợp để giải quyết những thách thức mới như yêu cầu giao hàng phức tạp, tối ưu hóa chi phí, quản lý khối lượng lớn đơn hàng, hay ứng phó với các sự cố bất ngờ: bão lụt, ransomware….

Chuyển đổi tư duy quản lý là bước đầu tiên để thay đổi cách tiếp cận từ “quản lý thụ động” sang “điều hành chủ động”, luôn sẵn sàng kịch bản cho các tình huống bất ngờ phát sinh. Chủ động còn là từ “tuân thủ cứng nhắc” theo đúng quy định, quy trình mà chuyển sang “linh hoạt sáng tạo”. Điều này không chỉ giúp các tổ chức thích nghi với xu thế hiện đại mà còn tạo ra giá trị mới, nâng cao năng lực cạnh tranh và đóng góp vào mục tiêu phát triển bền vững. Một tư duy quản lý đổi mới sẽ thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ, khuyến khích sáng kiến và xây dựng một đội ngũ nhân sự sẵn sàng thích nghi với sự thay đổi.

* Giải pháp chuyển đổi tư duy quản lý trong công tác điều hành mạng lưới

Để thực hiện chuyển đổi tư duy quản lý, cần triển khai các giải pháp cụ thể, tập trung vào thay đổi nhận thức, cải tiến quy trình và phát triển năng lực con người, 4 NHÓM GIẢI PHÁP CHÍNH cần quan tâm triển khai như sau:

* Thứ Nhất. Thay đổi nhận thức của đội ngũ lãnh đạo

- Tư duy dữ liệu (Data-Driven Mindset): Lãnh đạo cần chuyển từ việc ra quyết định dựa trên kinh nghiệm sang dựa vào dữ liệu thực tế. Ví dụ, thay vì ấn định tuyến vận chuyển cố định, có thể sử dụng dữ liệu thời gian thực về giao thông, thời tiết và khối lượng đơn hàng để tối ưu hóa lộ trình.

- Tư duy khách hàng làm trung tâm: Đặt nhu cầu của khách hàng (giao hàng nhanh, minh bạch thông tin) làm trọng tâm của mọi quyết định điều hành, thay vì chỉ tập trung vào hiệu quả nội bộ.

- Chấp nhận rủi ro để đổi mới: Khuyến khích lãnh đạo thử nghiệm các phương pháp mới, như áp dụng công nghệ AI trong quản lý kho, dù có thể gặp thất bại ban đầu, thay vì bám víu vào cách làm an toàn nhưng lỗi thời.

* Thứ Hai. Ứng dụng công nghệ để hỗ trợ tư duy mới

- Hệ thống quản lý thông minh: Triển khai các phần mềm quản lý mạng lưới tích hợp (như WMS – Warehouse Management System, hay TMS – Transportation Management System) để cung cấp thông tin toàn diện, giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

- Công nghệ giám sát thời gian thực: Sử dụng GPS và IoT để theo dõi vị trí phương tiện, bưu tá và trạng thái bưu gửi, từ đó điều phối nguồn lực linh hoạt thay vì dựa vào báo cáo thủ công.

- Phân tích dự đoán: Áp dụng Big Data để dự đoán xu hướng đơn hàng, từ đó chủ động điều chỉnh kế hoạch vận hành thay vì bị động ứng phó. 

* Thứ Ba. Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự

- Nâng cao kỹ năng số: Tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên về sử dụng công nghệ và phân tích dữ liệu, giúp làm quen với các công cụ quản lý hiện đại.

- Khuyến khích sáng tạo: Phát động thi đua đề xuất ý tưởng mới trong điều hành mạng lưới, như tối ưu hóa lịch trình bưu tá hoặc cải tiến quy trình phân loại.

- Văn hóa tổ chức: Xây dựng môi trường làm việc cởi mở, nơi nhân viên không ngại thử nghiệm và học hỏi từ sai lầm, thay vì sợ bị phê bình khi đổi mới.

* Thứ Tư. Tái cấu trúc quy trình điều hành

- Đơn giản hóa quy trình: Loại bỏ các bước thủ công không cần thiết, chuyển sang quy trình số hóa để tăng tốc độ phản ứng và giảm sai sót.

- Phân quyền linh hoạt: Thay vì tập trung quyền quyết định vào một cấp lãnh đạo, phân quyền cho các bộ phận địa phương để xử lý tình huống nhanh chóng, phù hợp với thực tế từng khu vực.

- Điều hành theo bộ chỉ số, mỗi đối tượng được gắn các chỉ số điều hành đặc thù khác nhau, thực hiện giám sát hàng ngày, tại từng công đoạn sản xuất.

* Lợi ích và thách thức của chuyển đổi tư duy quản lý

Lợi ích:

• Tăng hiệu quả vận hành: Quyết định dựa trên dữ liệu và công nghệ giúp giảm thời gian xử lý, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng suất.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Sự linh hoạt và nhanh nhạy trong điều hành đáp ứng tốt hơn nhu cầu giao hàng nhanh, chính xác.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh: Một tư duy quản lý hiện đại giúp tổ chức bắt kịp xu thế, cạnh tranh với các đối thủ trong và ngoài nước.

Thách thức:

• Kháng cự từ nhân sự: Một số lãnh đạo và nhân viên lâu năm có thể phản đối thay đổi do thiếu kỹ năng hoặc tâm lý sợ mất quyền kiểm soát.
• Chi phí ban đầu: Việc đào tạo, đầu tư công nghệ và tái cấu trúc đòi hỏi nguồn lực tài chính lớn.
• Rủi ro thất bại: Thử nghiệm các phương pháp mới có thể dẫn đến sai sót hoặc lãng phí nếu không được quản lý tốt.

Để kết luận, chúng ta phải khẳng định lại 1 lần nữa:

Chuyển đổi tư duy quản lý trong công tác điều hành mạng lưới vận hành là chìa khóa để các tổ chức, doanh nghiệp lớn như Tổng công ty BĐVN có thể thích nghi với thời đại số hóa và duy trì vị thế trong thị trường cạnh tranh khốc liệt. Từ việc thay đổi nhận thức, ứng dụng công nghệ đến phát triển con người, quá trình này đòi hỏi sự quyết tâm và đồng lòng từ mọi cấp bậc, từ lãnh đạo Tổng công ty, các phòng Ban, đơn vị, các bộ phận sản xuất, cá nhân trực tiếp. Tôi tin rằng, với một tư duy quản lý mới – linh hoạt, sáng tạo và vận hành dựa trên dữ liệu – công tác điều hành mạng lưới vận hành sẽ không chỉ đạt hiệu quả cao hơn mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức và đất nước.