Công nghệ thông tin là nền tảng tối ưu hóa sản xuất, nâng cao chất lượng dịch vụ

Xác định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức sản xuất có ý nghĩa sống còn đối với một doanh nghiệp bưu chính trong kỷ nguyên số hiện nay, Vietnam Post đã ban hành khung kiến trúc công nghệ thông tin tổng thể. Theo đó, các hoạt động của đơn vị sẽ lấy công nghệ thông tin làm nền tảng và là công cụ và giải pháp hữu hiệu thúc đẩy quá trình hiện đại hóa sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất, chất lượng. Đồng thời, đặc biệt chú trọng tới việc tối ưu hóa và tự động hóa lĩnh vực bưu chính chuyển phát, logistics cũng như chăm sóc khách hàng.

Ông Lê Quốc Anh, Phó Tổng giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam cho biết: Vietnam Post là đơn vị có cơ sở hạ tầng bưu chính lớn nhất tại Việt Nam hiện nay. Cùng với những thế mạnh về mạng lưới vận chuyển rộng khắp, phương tiện vận chuyển đa dạng, nguồn nhân lực dồi dào, công nghệ thông tin chính là nền tảng và công cụ đắc lực giúp nâng cao năng suất lao động, cải thiện chất lượng khai thác, khả năng cung cấp dịch vụ đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng.

Để đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng và giao hàng thương mại điện tử cũng như chuyên nghiệp hóa việc tổ chức sản xuất trong giai đoạn ngành logistics và thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ như hiện nay, thời gian qua, Vietnam Post đã mở rộng hệ thống dây chuyên khai thác, chia chọn tự động tại các trung tâm khai thác vận chuyển với công suất hàng chục nghìn bưu gửi/giờ, đáp ứng được tốc độ tăng trưởng bình quân về sản lượng bưu gửi trên 30%, đảm bảo chất lượng dịch vụ và cập nhật thông tin tự động để hỗ trợ hoạt động điều hành kịp thời. Các dây chuyền này có thể chia chọn hàng hóa chi tiết đến tận cấp huyện, xã thông qua việc đọc mã vạch và phân tích hình ảnh bưu gửi, đồng thời tích hợp với các hệ thống công nghệ thông tin của Bưu điện Việt Nam như bản đồ số Vmap, mã địa chỉ bưu chính Vpostcode,… xây dựng quy trình liên hoàn, đồng bộ, tối ưu từ công đoạn chấp nhận, khai thác, chia chọn đến phát hàng hóa tại địa chỉ khách hàng.

Bưu điện Việt Nam hiện đang triển khai gần 30 hệ thống, phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin, tập trung vào các khâu chấp nhận-theo dõi-phát hàng; chăm sóc khách hàng; đối soát, thanh toán,… Trong đó, nổi bật nhất là dự án công nghệ thông tin có quy mô lớn nhất từ trước đến nay – dự án “HIện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin Bưu chính Việt Nam” (MPITS). Đây được coi là “con át chủ bài” của Vietnam Post khi không chỉ góp phần tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, nâng cao năng suất lao động, chất lượng dịch vụ mà còn giúp khách hàng thuận tiện hơn khi sử dụng dịch vụ, tiết kiệm thời gian và tăng trải nghiệm tại quầy giao dịch.

MPITS cũng được kết nối và đồng bộ với các thiết bị thông minh, thiết bị cầm tay và tạo nên một hệ sinh thái hoàn chỉnh trong quy trình vận hành khép kín của vòng dịch vụ như ứng dụng phát Dingdong cho bưu tá, phần mềm điều tin Pack and send, hệ thống quản lý vận tải TMS, chăm sóc khách hàng CRM…Qua đó, giúp tối ưu hóa trải nghiệm cho khách hàng, rút ngắn quy trình triển khai, vận hành dịch vụ mang lại vô vàn tiện ích cho khách hàng đồng thời tiết kiệm 90% ấn phẩm nghiệp vụ, giảm 70% tác vụ trong thực hiện các hành vi giao tiêp khách hàng. Đồng thời ở bất kỳ thời điểm nào, tại bất cứ nơi đâu, khách hàng đều có thể tra cứu, định vị trạng thái, hành trình bưu gửi hoặc hỗ trợ tư vấn thông tin về các sản phẩm dịch vụ qua hệ thống tổng đài đa kênh, website, fanpage.

Thông qua các ứng dụng thuộc dự án MPITS, Vietnam Post có thể cùng lúc chấp nhận hàng triệu bưu gửi với nhiều phương thức ghi nhận dữ liệu đầu vào linh hoạt, kết nối API với các sàn TMĐT hoặc các phần mềm bán hàng, file dữ liệu... giúp khách hàng hoàn toàn chủ động tạo đơn trên app/website My VietnamPost hoặc qua các công cụ riêng. Thông tin đơn hàng sau khi tạo thành công sẽ lập tức được đồng bộ trên các phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin cũng như hệ thống tổng đài đa kênh để theo dõi và quản lý hành trình bưu gửi. Lúc này, khách hàng có thể truy xuất hành trình bưu gửi chỉ qua 1 “cú chạm” trên điện thoại thông minh.

Mới đây nhất, Vietnam Post cũng đã đưa vào vận hành thử nghiệm Tủ phát hàng tự động Post Smart, cung cấp cho khách hàng thêm giải pháp nhận hàng chủ động, không tiếp xúc 24/7 nhằm gia tăng tiện ích và đảm bảo an toàn sức khỏe người nhận trong mùa dịch.

Ngoài những ứng dụng CNTT trong mạng lưới, thời gian qua Vietnam Post cũng đã  triển khai nhiều ứng dụng khác như mã địa chỉ bưu chính Vpostcode, bản đồ số Vmap, sàn giao dịch vận tải... đem lại lợi ích cho các doanh nghiệp bưu chính và nhiều lĩnh vực khác trong đời sống, xã hội, trở thành cánh tay nối dài của các cấp chính quyền cũng như một phần động lực để phát triển kinh tế - xã hội. Điều này cũng nằm trong chủ trương chung của Liên minh Bưu chính thế giới (UPU), coi các mạng bưu chính công cộng và dịch vụ bưu chính công ích là một trong những động lực để phát triển kinh tế - xã hội.