Bài dự thi Búa Liềm Vàng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Tài chính Kế toán tại Bưu điện Việt Nam

Hiện nay cách mạng 4.0 đang diễn ra ở tất cả các ngành, nghề, lĩnh vực trong xã hội đều và nó đã có những bước chuyển biến rõ nét trong toàn xã hội trong đó công tác tài chính, kế toán cũng không nằm ngoài xu thế đó.

Như chúng ta đã biết, kế toán là một bộ phận quan trọng hàng đầu của hệ thống quản lý kinh tế tài chính, nó đóng vai trò to lớn trong việc kiểm soát, quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động kế toán đã được áp dụng từ lâu nó có thể hiểu đó là việc áp dụng các công cụ và kỹ thuật tin học trong quy trình kế toán. Cụ thể, CNTT được áp dụng trong công tác hạch toán, lập sổ, quản lý tài sản, công cụ, nguồn vốn .. và có sự trợ giúp của máy tính.

Với tầm quan trọng như vậy nên đòi hỏi doanh nghiệp hiện nay phải ứng dụng công nghệ vào tổ chức thực hiện công tác kế toán với mục đích tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả. Hệ thống đó phải hợp lý, chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, kịp thời, đáng tin cậy với kỹ thuật xử lý tiên tiến nhất. Điều đó không chỉ góp phần vào việc gia tăng năng lực cạnh tranh mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp. Đây là xu hướng phát triển tất yếu và phù hợp với tiến trình đổi mới, đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập kinh tế như hiện nay.

Tuy nhiên hiện nay vai trò của hệ thống kế toán phải nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra đó là sự kết nối đồng bộ chung trong toàn hệ thống nguồn lực của doanh nghiệp từ đó tạo ra phương thức làm việc hiện đại, môi trường làm việc thuận lợi cho phận kế toán cũng như giúp doanh nghiệp tối đa hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.

Có thể sơ lược quá trình phát triển chương trình Kế toán Bưu điện tập trung tại Tổng công ty Bưu điện Việt Nam qua một số mốc thời gian chính như sau:

Năm 2008, khi thành lập Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, Tập đoàn VNPT đã bàn giao cho Tổng công ty nguyên trạng hệ thống Chương trình kế toán Bưu điện bao gồm 64 máy chủ tại tại 63 Bưu điện tỉnh/thành phố và tại Ban Tài chính Kế toán. Tại thời điểm đó, mỗi server lưu trữ dữ liệu riêng và đặt tại các Bưu điện tỉnh. Với mô hình đó việc thống kê, quyết toán hàng năm của Tổng công ty được thực hiện qua hình thức truyền số liệu báo cáo. Do đó rất khó khăn trong việc hỗ trợ vận hành, tập hợp số liệu quyết toán toàn Tổng công ty.

Được sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Tổng công ty, năm 2012 chương trình Kế toán Bưu điện đã được nâng cấp chuyển đổi từ hệ thống chương trình FOXPRO Winform với CDSL SQL  sang chương trình Webform với CSDL tập trung Oracle. Đây là sự thay đổi căn bản, đột phá. Từ mô hình cũ với 64 máy chủ và chương trình được cài đặt tại từng máy trạm thì sau khi chuyển đổi dữ liệu đã được tập trung về 1 máy chủ duy nhất, giao diện chương trình chạy trình được chạy trên 1 màn hình web thống nhất. Từ đó tạo điều kiện rất thuận lợi cho việc vận hành và sử dụng trên toàn hệ thống

Năm 2015, chương trình Kế toán Bưu điện được khai báo lại để  thực hiện thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đến năm 2021, chương trình được nâng cấp, chuyển đổi từ mô hình kế toán 3 lớp sang kế toán 2 lớp. Bỏ tài khoản trung gian 1368 và 3368, đồng bộ sử dụng chung các hệ thống bảng mã, danh mục trên toàn hệ thống. Ngoài ra chương trình chương trình còn được nâng cấp, bổ sung nhiều modul như Modul Đầu tư xây dựng cơ bản, Quản lý Quỹ, Quản lý chứng từ sổ sách.

Đến nay chương trình Kế toán tại Tổng công ty đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại. Tuy nhiên để chương trình đáp ứng được yêu cầu hơn nữa, tối ưu được năng lực của hệ thống hơn nữa thì nhất thiết cần phải có sự phối hợp nhất quán từ các hệ thống phần mềm khác, nhất là các phần mềm nghiệp vụ trong một môi trường tổng thể, đó là môi trường ERP của doanh nghiệp.

ERP là một hệ thống bao gồm các ứng dụng và công cụ giúp tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp giao tiếp với nhau theo cách hiệu quả hơn trong một thể thống nhất để tạo nên một hệ thống thông tin toàn diện. Với hệ thống ERP, tất cả các chức năng quan trọng như tổng hợp doanh thu, chi phí, tài chính, nhân sự, tiếp thị, bán hàng, mua hàng có chung một nguồn thông tin cập nhật mới nhất. Nếu có được hệ thống ERP phù hợp có thể giúp doanh nghiệp thu thập và lưu trữ dữ liệu vào một nơi từ các lĩnh vực khác như: Tài chính & Kế toán, Nhân sự, Quản lý quan hệ khách hàng, Thương mại điện tử... Do đó để doanh nghiệp ngày một phát triển, việc áp dụng mô hình ERP vào doanh nghiệp là một xu thế tất yếu không thể đảo ngược và Tổng công ty Bưu điện Việt Nam cũng không nằm ngoài phạm vi đó.

Tuy nhiên hiện nay hệ thống kế toán tập trung hiện nay tại Bưu điện Việt Nam đang hoạt động một cách dường như độc lập, chưa có sự kết nối thừa hưởng dữ liệu từ các hệ thống khác như hệ thống báo cáo quản lý dòng tiền, hệ thống thanh toán quốc tế, quản lý vật tư, hàng hóa PRS đặc biệt là số liệu sản lượng, doanh thu từ hệ thống ReportingDB, đây là phần dữ liệu mà kế toán các đơn vị  phải mất rất nhiều thời gian, công sức để nhập lại.  

Do đó, để từng bước xây dựng hệ thống ERP của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam thì nhất thiết phải kết nối số liệu trên vào hệ thống chương trình kế toán từ đó sẽ giảm được rất nhiều thời gian công sức của đội ngũ kế toán cũng như cung cấp được thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo.