Bài dự thi Búa Liềm Vàng: Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác đối soát

Chi bộ Trung tâm Đối soát là Chi bộ trực thuộc Đảng ủy Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, được thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 9/2014. Số lượng đảng viên trong Chi bộ hiện nay là 11 đảng viên chính thức trong đó có 09 đảng viên nữ và 02 đảng viên nam. Được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Đảng ủy Tổng công ty và Ban lãnh đạo Tổng công ty, Chi bộ và toàn thể CBCNV Trung tâm Đối soát đã nỗ lực vượt qua khó khăn, thách thức, triển khai thực hiện tốt Nghị quyết của Đảng ủy cấp trên.

Trong những năm qua Chi bộ Trung tâm Đối soát luôn coi trọng việc xây dựng và củng cố chi bộ, tập trung đổi mới, nâng cao chất lượng công tác đối soát các dịch vụ, đối soát với các khách hàng Tổng công ty đang hợp tác cung cấp trên mạng lưới, đóng góp đáng kể vào thành tích chung của toàn Tổng công ty.

Hàng năm chi bộ đều chủ động chỉ đạo chuyên môn xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Trung tâm, xác định các nhiệm vụ trọng tâm ưu tiên triển khai đảm bảo công tác đối soát đúng quy trình, quy định. Chủ động đưa ra các giải pháp cụ thể, sát với tình hình, đặc thù của từng dịch vụ, đối tác, khách hàng; Một số giải pháp được chi bộ Trung tâm Đối soát đề ra nhằm nâng cao chất lượng công tác đối soát đó là:

Một là, tham gia ngay từ khâu chuẩn bị hợp tác triển khai các dịch vụ mới. Trung tâm đã chủ động phối hợp chặt chẽ với các Ban kinh doanh góp ý xây dựng hợp đồng, phụ lục hợp đồng, văn bản hướng dẫn triển khai các dịch vụ trên toàn mạng lưới. Đúc kết những kinh nghiệm từ thực tiễn, Trung tâm đã đưa ra các tình huống và giải pháp xử lý cụ thể góp phần hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ, tận dụng tối đa cơ sở vật chất, nguồn lực tại các đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi nhất trước khi triển khai dịch vụ.

Trực tiếp tham gia đàm phán với các đối tác về quy trình đối soát, xử lý sự vụ, xác nhận công nợ ngay từ khi dự thảo Hợp đồng để việc triển khai dịch vụ được hiệu quả và thuận lợi.

Hai là, đổi mới, cải tiến và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đối soát. Bên cạnh việc tích cực phối hợp với các đơn vị đặt yêu cầu bài toán đối soát với các đối tác phát triển hệ thống, Trung tâm còn chủ động thiết kế, xây dựng phần mềm, công cụ đối soát góp phần hỗ trợ hiệu quả công tác đối soát, quản lý dịch vụ rút ngắn thời gian tác nghiệp, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động không chỉ tại Trung tâm Đối soát mà còn hỗ trợ tối ưu cho nhiều đơn vị liên quan.

Ba là, tổ chức quản lý, điều hành hoạt động khai thác, đối soát các dịch vụ hiện đang được cung cấp trên mạng lưới. Thường xuyên hỗ trợ Bưu điện tỉnh/ thành phố triển khai các dịch vụ, phối hợp xử lý kịp thời các khiếu nại của Đối tác, khách hàng trong quá trình cung cấp dịch vụ. Ngoài ra với vai trò quản lý, giám sát Bưu điện tỉnh/ thành phố triển khai mô hình đối soát tập trung, Trung tâm còn tổ chức chương trình đào tạo, chỉ đạo đôn đốc bằng văn bản yêu cầu Bưu điện tỉnh/ thành phố quyết liệt hơn nữa trong việc chuyển đổi đối soát tập trung khách hàng lớn tại Bưu điện tỉnh/ thành phố, Bưu điện huyện.

Bốn là, thường xuyên rà soát, phân tích đánh giá hiệu quả các dòng sản phẩm, dịch vụ đang được cung cấp trên mạng lưới, kịp thời báo cáo đề xuất lãnh đạo Tổng công ty các dịch vụ có tốc độ tăng trưởng đột biến hoặc những dịch vụ có những biến động, dấu hiệu bất thường nhằm đưa ra những định hướng phù hợp; đề xuất với các Ban chủ quản dịch vụ điều chỉnh một số nội dung giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Năm là, phát huy tính dân chủ trong chi bộ, tạo điều kiện hơn nữa để đảng viên tham gia, góp ý kiến vào công việc chung. Mỗi đảng viên cũng cần nêu cao ý thức tự rèn luyện, học tập, nâng cao trình độ về mọi mặt; phát huy tốt vai trò, trách nhiệm của mình, đóng góp tích cực vào việc nâng cao chất lượng công tác đối soát tại đơn vị.

Chi bộ thường xuyên đánh giá, phân loại chất lượng lao động và tổ chức sắp xếp, chuyển dịch cơ cấu lao động với mục tiêu ưu tiên phân giao nhiệm vụ mới, đòi hỏi khả năng tư duy, tính sáng tạo, kinh nghiệm tích lũy cho một số lao động chủ chốt và bàn giao tuyến sau những công việc mang tính quy luật, sự vụ.

Sáu là, tổ chức đào tạo nội bộ, hướng dẫn toàn thể cán bộ, đảng viên trong Trung tâm nắm được vai trò, tầm quan trọng của công tác đối soát trong quy trình cung cấp dịch vụ góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ, phát triển nguồn nhân lực. Chi bộ đã tăng cường công tác đào tạo nội bộ cho CBCNV, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện để thu hút và khuyến khích người lao động ra sức sáng tạo, gắn bó lâu dài với Tổng công ty đồng thời đổi mới tổ chức sản xuất để hoàn thành tốt các nhiệm vụ chính trị được giao.

Đảng viên là những người đi đầu trong việc tổ chức đào tạo nội bộ trong Trung tâm. Tại mỗi buổi giao ban định kỳ hàng tháng, Trung tâm sẽ bố trí một đến hai đồng chí đảng viên tham gia trình bày trước toàn thể đơn vị nội dung công việc của mỗi cá nhân đang phụ trách. Nhờ có các buổi trao đổi, thảo luận nội dung công việc đã góp phần không chỉ cải thiện kỹ năng thuyết trình, sự tự tin khi phát biểu ý kiến mà còn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau tạo điều kiện thuận lợi cho việc sắp xếp, luân chuyển lao động khi Trung tâm được lãnh đạo Tổng công ty giao nhiệm vụ mới.

Xây dựng và phát triển đội ngũ quản lý đối soát vừa có kinh nghiệm thực tế, vừa có khả năng tổng hợp vấn đề phục vụ tốt nhất để công tác tham mưu, ban hành văn bản đảm bảo sự hài hoà giữa yêu cầu của quản lý và phù hợp với điều kiện sản xuất.

Kết quả của một loạt những giải pháp nâng cao chất lượng công tác đối soát đó là Chi bộ luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ chính trị được giao như công tác đối soát, xác nhận và phân chia doanh thu cho các Bưu điện tỉnh, các đối tác của Tổng công ty luôn đảm bảo chính xác, kịp thời gian. Chủ trì xây dựng, hướng dẫn các đơn vị triển khai tổ chức đối soát tập trung tại Bưu điện tỉnh/ thành phố theo hướng chỉ đạo của lãnh đạo Tổng công ty. Phối hợp tốt với các Ban kinh doanh trong việc triển khai dịch vụ mới. Tiến hành rà soát, hợp lý hóa các quy trình quản lý đối soát dịch vụ, ứng dụng tin học hóa để năng cao chất lượng và năng suất lao động. Tham mưu kịp thời cho lãnh đạo Tổng công ty trong quá trình triển khai các dịch vụ đảm bảo hiệu quả.