Bài dự thi Giải Búa liềm vàng: Tăng cường áp dụng tự động hóa trong công tác tài chính kế toán

Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển và nhu cầu tối ưu hóa các quy trình kinh doanh trở nên cấp bách, tự động hóa đang dần trở thành xu hướng không thể thiếu trong lĩnh vực kế toán. Sự xuất hiện của các công nghệ tự động hóa, từ phần mềm kế toán đến trí tuệ nhân tạo và máy học, đã thay đổi cách doanh nghiệp tiếp cận quản lý tài chính và kế toán.

Tự động hóa giúp loại bỏ hầu hết các thao tác nhập liệu thủ công, bằng cách sử dụng các phần mềm kế toán có khả năng tích hợp và đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. Nhờ tự động hóa, các quy trình kế toán phức tạp như hạch toán, lập báo cáo tài chính, tính toán thuế… được xử lý nhanh chóng. Tốc độ và tính chính xác của các thao tác này cao hơn nhiều so với khi thực hiện thủ công.

Các công việc mang tính lặp đi lặp lại và đòi hỏi ít sáng tạo trong kế toán có thể được tự động hóa hoàn toàn, giúp nhân viên tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn như phân tích tài chính hay chiến lược kinh doanh. Tự động hóa giúp đảm bảo dữ liệu kế toán được xử lý một cách chuẩn xác và nhất quán, từ đó tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính, giảm thiểu các sai sót có thể phát sinh từ yếu tố con người.

Với việc tự động hóa các quy trình kế toán, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể thời gian xử lý các công việc hành chính. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lao động mà còn cải thiện năng suất tổng thể. Hệ thống tự động hóa cung cấp các công cụ theo dõi và báo cáo tài chính theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng tiền, thu chi và hiệu quả tài chính một cách chính xác.

Tự động hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định kế toán và thuế một cách chính xác và kịp thời. Phần mềm kế toán tự động có thể cập nhật các quy định pháp lý mới nhất, giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật. Nhờ vào tự động hóa, báo cáo tài chính được lập nhanh chóng với độ chính xác cao, cung cấp cho các nhà quản lý thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra các quyết định chiến lược.

Song, ứng dụng tự động hóa trong kế toán cũng phải đối mặt nhiều thách thức khó tránh. Đầu tiên, tự động hóa yêu cầu doanh nghiệp phải đầu tư vào phần mềm kế toán hiện đại và các hệ thống hỗ trợ, cũng như đào tạo nhân viên sử dụng công nghệ. Điều này có thể tạo ra gánh nặng tài chính đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Để tận dụng hết các lợi ích từ tự động hóa, nhân viên kế toán cần phải có kiến thức và kỹ năng về công nghệ thông tin. Quá trình này đòi hỏi sự đào tạo và nâng cao trình độ, đôi khi gây khó khăn cho những người chưa quen với công nghệ. Khi ứng dụng tự động hóa, toàn bộ dữ liệu kế toán và tài chính của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trên các hệ thống kỹ thuật số, điều này có thể gây ra rủi ro về an ninh mạng nếu không có các biện pháp bảo mật phù hợp.

Công nghệ không ngừng phát triển và tự động hóa cũng không phải là ngoại lệ. Doanh nghiệp cần linh hoạt và sẵn sàng cập nhật hệ thống và quy trình để bắt kịp với sự thay đổi của công nghệ. Để ứng dụng tự động hóa thành công trong kế toán, doanh nghiệp cần lựa chọn các phần mềm kế toán tự động hóa phù hợp với quy mô, nhu cầu và lĩnh vực hoạt động của mình. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí đầu tư ban đầu và đảm bảo hiệu quả lâu dài.

Để tối ưu hóa hiệu quả của tự động hóa, việc đào tạo nhân viên kế toán về sử dụng phần mềm và các công nghệ mới là rất cần thiết. Điều này không chỉ giúp họ thích nghi với công nghệ mà còn nâng cao năng suất công việc. Doanh nghiệp cũng cần triển khai các giải pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, sao lưu và khôi phục dữ liệu, quản lý quyền truy cập… để bảo vệ thông tin tài chính khỏi các mối đe dọa an ninh mạng. Công nghệ tự động hóa sẽ không ngừng phát triển, vì vậy doanh nghiệp cần duy trì sự linh hoạt và sẵn sàng thay đổi, nâng cấp các hệ thống và quy trình khi cần thiết.

Thực hiện theo Quyết định 323/QĐ-BĐVN ngày 29/12/2015 của Hội đồng thành viên Tổng công ty Bưu điện Việt Nam về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng tại Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, căn cứ các thông tin nhập liệu yêu cầu trên Chương trình Kế toán tập trung (KTTT). Hàng ngày, căn cứ số liệu trên Báo cáo bán hàng B01-KTNV của từng bưu cục/ BĐ-VHX kết xuất từ Phần mềm CASReport, Kế toán Bưu điện Huyện/ Trung tâm thực hiện nhập số liệu vào Modul Hạch toán kế toán. Đồng thời, căn cứ số liệu trên Báo cáo bán hàng B01-KTNV của từng bưu cục/ BĐ-VHX kết xuất từ Phần mềm CASReport, Kế toán Bưu điện Huyện/ Trung tâm thực hiện nhập số liệu sản lượng, doanh thu, thuế GTGT phát sinh vào Modul Doanh thu.

Đối với số liệu Công nợ phát sinh chi tiết, các công việc trên hiện nay đang triển khai trên hệ thống chương trình Kế toán Bưu điện tập trung tại các Bưu điện Tỉnh, Thành phố. Bao gồm 69 Bưu điện/TP và các Công ty trực thuộc, trong đó bao gồm 838 Bưu điện Huyện/ Trung tâm. Tuy nhiên hiện nay dữ liệu đầu vào của hệ thống chương trình KTTT được nhập thủ công bằng tay, bao gồm các chức năng như hạch toán, doanh thu, công nợ, thuế, vật tư …. mà hoàn toàn chưa được kết nối với dữ liệu đã có trên các hệ thống khác như CasReporting, CFM, PRS.

Năm 2024, Ban Tài chính Kế hoạch Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam đã đề xuất triển khai dự án  Tổng hợp số liệu Kế toán giao dịch - Nâng cấp tính năng nhận dữ liệu trên chương trình Kế toán Tập trung nhằm tự động lấy dữ liệu doanh thu, thuế GTGT đầu ra, tiền, nợ phải thu khách hàng đã có trên CasReport để hiển thị trên màn hình nhập dữ liệu nhằm hỗ trợ nhân viên kế toán tại Bưu điện Huyện/ Trung tâm không phải nhập lại dữ liệu đã có. Đồng thời có tính năng tự động cập nhật dữ liệu vào Chương trình KTTT khi dữ liệu nguồn trên hệ thống CasReport là chính xác.

Tiếp đó, hỗ trợ nhân viên kế toán BĐH hàng tháng xác định số tiền chiết khấu/trích thưởng chi tiết từng khách hàng; có tính năng thực hiện thu tiền nợ tại giao dịch đồng thời hỗ trợ bộ phận kế toán thực hiện nhận thông tin thanh toán để thực hiện xác nhận gạch nợ trên chương trình KTTT.

Với chức năng hỗ trợ tối đa người sử dụng trong công tác nhập dữ liệu, nhằm giảm thiểu việc nhập lại dữ liệu đã có  do đó dự án hoàn thành dự án với một số tính năng chủ yếu như: liên kết đồng bộ các bảng mã như mã đơn vị, mã đối tượng, mã bưu cục, mã khách hàng, mã theo dõi để các hệ thống có thể sử dụng số liệu chung; khai báo các bút toán hạch toán để chương trình hỗ trợ lấy dữ liệu; khai báo tỷ lệ chiết khấu, trích thưởng hỗ trợ người sử dụng trong công tác tổng hợp số tiền chiết khấu, trích thưởng chi tiết từng khách hàng; tổng hợp dữ liệu từ nguồn CasReport phục vụ nhằm nâng cao hiệu suất xử lý dữ liệu.

Ngoài ra còn có chức năng tạo dữ liệu bán tự động: chương trình hỗ trợ hiển thị dữ liệu doanh thu, thuế GTGT đầu ra, tiền, nợ phải thu khách hàng được tổng hợp từ kho trung gian lên trên màn hình nhập liệu thuộc các Modul Hạch toán, Sản lượng – Doanh thu, Công nợ của Chương trình KTTT để người sử dụng (Kế toán BĐH) kiểm tra xác nhận trước khi dữ liệu được ghi nhận vào Chương trình KTTT. Chức năng tạo dữ liệu tự động: số liệu doanh thu, thuế GTGT đầu ra, tiền, nợ phải thu khách hàng được tổng hợp từ kho trung gian được tự động cập nhật vào Chương trình KTTT mà không cần sự kiểm tra của nhân viên kế toán.

Chức năng báo cáo tổng hợp, cảnh báo cho số liệu được lấy sang Chương trình KTTT đối với các dữ liệu hạch toán, thuế, doanh thu, công nợ; chức năng cho phép Giao dịch viên ghi nhận số tiền thu nợ chi tiết từng khách hàng tại các điểm giao dịch và hỗ trợ Kế toán hoàn thành các giao dịch quyết toán nợ phải thu chi tiết từng khách hàng mà không phải nhập lại dữ liệu trên Chương trình KTTT; chức năng kết nối với với hệ thống CasReport để lấy và đồng bộ dữ liệu đưa vào kho dữ liệu trung gian được gọi là Kho Trung gian.

Tóm lại, tự động hóa trong kế toán đã và đang mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các doanh nghiệp, từ việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính đến việc cải thiện chất lượng báo cáo. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc lựa chọn công nghệ phù hợp đến đào tạo nhân viên và đảm bảo an ninh thông tin. Việc đầu tư vào tự động hóa không chỉ là bước đi chiến lược trong ngắn hạn mà còn đóng góp quan trọng vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.