Giải quyết thủ tục hành chính qua Bưu điện: Tiện lợi và văn minh

Bưu điện Việt Nam là doanh nghiệp bưu chính duy nhất được Nhà nước chỉ định quản lý mạng lưới bưu chính công ích tại Việt Nam. Với mạng lưới phục vụ trên 13.000 điểm giao dịch đến tận cấp xã, hơn 41 nghìn lao động, Bưu điện Việt Nam đã, đang và sẽ tiếp tục là cánh tay nối dài của cơ quan hành chính trong việc cải cách thủ tục hành chính tại các lĩnh vực, các địa phương.

Ngày 19/10/2016, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg về việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích.

Hiện nay 100% các Bộ, ngành phát sinh thủ tục hành chính và các địa phương đã công bố công khai danh mục thủ tục hành chính qua dịch vụ Bưu chính công ích.

Lễ ký kết thảo thuận hợp tác giữa UBND tỉnh Tuyên Quang và Tổng công ty Bưu điện Việt Nam

 Tình hình triển khai tại Tuyên Quang

Tại Tuyên Quang, ngày 26/9/2017, Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam và Bưu điện tỉnh Tuyên Quang đã ký thỏa thuận hợp tác với UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện về việc triển khai dịch vụ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích.

Đến thời điểm hiện tại UBND tỉnh đã ban hành các Quyết định phê duyệt 2.246 thủ tục hành chính thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả quả dịch vụ bưu chính công ích (trong đó: 1.825 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của sở, ban, ngành; 302 thủ tục hành chính cấp huyện; 119 thủ tục hành chính cấp xã).

Bưu điện tỉnh đã tổ chức tập huấn, ban hành các văn bản hướng dẫn quy trình nghiệp vụ cho nhân viên các điểm cung cấp dịch vụ;  Việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích đang được Bưu điện tỉnh triển khai tại 57 điểm cung cấp dịch vụ, gồm 25 bưu cục và 32 điểm Bưu điện Văn hóa xã.

Tại hầu hết các điểm phục vụ đều đã niêm yết đầy đủ các thông tin liên quan đến việc cung ứng dịch vụ như kệ mica, standee, bảng cước dịch vụ, bảng quy định chất lượng dịch vụ, danh mục tài liệu nhận hồ sơ, trả kết quả thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích.

Kết nối mạng thông tin: Bưu điện tỉnh đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện kết nối mạng thông tin của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam với Hệ thống Hành chính công tỉnh Tuyên Quang, phục vụ gửi/nhận hồ sơ thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích.

Do đó để thực hiện các thủ tục hành chính qua Bưu điện, hiện nay người dân và các tổ chức, doanh nghiệp chỉ cần truy cập vào cổng thông tin điện tử của cơ quan hành chính liên quan tới lĩnh vực mình cần thực hiện (các Bộ, UBND tỉnh, thành phố, Sở, ngành, quận huyện…); Cổng thông tin điện tử Hành chính công online của Tổng công ty Bưu điện việt Nam tại địa chỉ: https://hcconline.vnpost.vn hoặc trang dichvucong.tuyenquang.gov.vn để tìm hiểu về các thủ tục hành chính giải quyết qua Bưu điện hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ.

Người dân có thể tới các điểm giao dịch của Bưu điện tỉnh, các điểm bưu điện văn hóa xã để thực hiện thủ tục hành chính

Hoặc người dân có thể tới bưu cục gần nhất để nhân viên bưu điện tư vấn, hỗ trợ tốt nhất trong việc chuẩn bị hồ sơ. Khi có hồ sơ hoàn thiện, người dân sẽ tới bưu cục giao dịch bất kì đăng ký dịch vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Nhân viện Bưu điện sẽ cùng với khách hàng kiểm tra đảm bảo hồ sơ hợp lệ và tiến hành niêm phong hồ sơ, đồng thời cập nhật các thông tin liên quan vào phần mềm của Bưu điện.

Hồ sơ hợp lệ sẽ được nhân viên Bưu điện chuyển đến các cơ quan hành chính giải quyết các thủ tục theo yêu cầu của người dân, đồng thời tiếp tục kiểm tra, đối chiếu và ký vào Biên bản bàn giao hồ sơ. Đến ngày hẹn của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính, nhân viên Bưu điện sẽ tới nhận kết quả, lập biên bản giao nhận hồ sơ và nhanh chóng chuyển phát chính xác, an toàn kết quả tới tận nhà khách hàng.

Kết quả sau gần 1 năm thực hiện

Sau gần 1 năm chính thức ký kết thảo thuận hợp tác giữa tổng công ty Bưu điện Việt Nam với chính quyền địa phương, các thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích chủ yếu phát sinh ở chiều chuyển trả kết quả, chiều tiếp nhận phát sinh rất ít. Ở một số điểm phục vụ hầu như không có phát sinh chiều tiếp nhận.

Sản lượng dịch vụ chủ yêu tập trung ở các đơn vị đã thực hiện trước khi ký kết thảo thuận hợp tác như Sở Tư pháp, Sở Giao thông Vận tải, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Công an tỉnh.

Kết quả thực hiện 6 tháng đầu năm 2018 đạt 7623 bưu gửi, doanh thu đạt trên 185 triệu đồng. Chất lượng dịch vụ được đảm bảo, chưa phát sinh trường hợp bị mất, thất lạc, suy suyển, hư hỏng hoặc ảnh hưởng tới nội dung bên trong, đảm bảo thời gian phát theo đúng quy định, chưa phát sinh trường hợp khiếu nại về chất lượng dịch vụ.

Những khó khăn gặp phải

Một trong những khó khăn lớn nhất hiện nay là công tác thông tin tuyên truyền đến từng người dân tại các xã, phường vẫn chưa được sâu, rộng nên người dân chưa biết đến dịch vụ để sử dụng. Bên cạnh đó, phần lớn người dân vẫn có thói quen đến trực tiếp các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính để làm trực tiếp, tâm lý còn e ngại; sợ mất giấy tờ gốc khi sử dụng dịch vụ và chưa quen khi đến Bưu điện để gửi hồ sơ và nhận kết quả thủ tục hành chính. Một số thủ tục hành chính có yêu cầu cao về mặt hồ sơ người dân vẫn muốn gặp trực tiếp cơ quan giải quyết TTHC để được tư vấn.

Việc tiếp nhận hồ sơ qua mạng còn hạn chế, do người dân và doanh nghiệp chưa tích cực sử dụng các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đã triển khai; Việc tiếp nhận hồ sơ của nhân viên bưu điện đôi khi còn lúng túng do thiết bị công nghệ hỗ trợ chưa được kết nối

Ngoài ra, hiện nay một số cơ quan hành chính mặc dù đã ký kết thỏa thuận hợp tác cung cấp dịch vụ qua Bưu điện nhưng chưa chỉ đạo quyết liệt đến các bộ phận để triển khai nên việc phối hợp chưa hiệu quả. Hiện nay việc công bố danh mục thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích đã được thực hiện, tuy để triển khai, ngoài văn bản hướng dẫn, các đơn vị phải phối hợp với các sở, ban, ngành trên địa bàn đào tạo tập huấn cho toàn bộ đội ngũ có liên quan về nghiệp vụ. Tuy nhiên việc đào tạo, tập huấn này vẫn chưa được triển khai rộng tại các cấp sở, ngành, huyện, thành phố nên việc triển khai cung cấp dịch vụ tại một số nơi còn chậm.

Người dân đến thực hiện thủ tục hành chính tại Bưu điện huyện Sơn Dương

Việc thực hiện tiếp nhận hồ sơ và chuyển trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích sẽ tạo ra sự chuyển biến mạnh mẽ trong giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính, tăng sự lựa chọn của tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện thủ tục hành chính và quan trọng hơn cả là tôn trọng sự tự nguyện của người dân trong việc lựa chọn phương thức thực hiện thủ tục hành chính.

Khi cơ quan hành chính không chịu áp lực quá lớn về việc giải quyết thủ tục hành chính thì các chuyên viên tại cơ quan này cũng sẽ giành nhiều thời gian để tập trung làm tốt các công việc chuyên môn của đơn vị hơn. Bên cạnh đó, việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức qua dịch vụ bưu chính công ích không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và giảm thời gian đi lại cho người dân, giải quyết yêu cầu bức xúc của người dân, mà còn giảm tình trạng tiêu cực, sách nhiễu trong giải quyết thủ tục hành chính. Ngoài ra nếu giảm số lượng phương tiện tham gia giao thông và thời gian đi lại để đến cơ quan hành chính làm các thủ tục cũng sẽ góp phần giảm đáng kể tình trạng ách tắc và tai nạn giao thông trên cả nước.

Sự hài lòng của doanh nghiệp, công dân khi thực hiện các thủ tục hành chính là thước đo đánh giá tính chuyên nghiệp, tính hiệu quả trong hoạt động của hệ thống chính quyền địa phương. Trong thời gian tới, các đơn vị sẽ triển khai thực hiện nghiêm túc nội dung đã ký kết trong thỏa thuận hợp tác giữa Bưu điện Việt Nam với UBND tỉnh và các Sở, ban ngành, huyện, thành phố trong toàn tỉnh.