Vietnam Post thống nhất tư duy điều hành, sẵn sàng đưa VLP vào vận hành toàn mạng lưới

Ngày 4/9, tại Trụ sở Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, chương trình đào tạo “Tổng quan Nền tảng Hậu cần Bưu điện (VLP)” được tổ chức với sự tham gia của đội ngũ lãnh đạo, quản lý tại Tổng công ty và các đơn vị trên toàn mạng lưới. Không dừng ở việc tìm hiểu một hệ thống công nghệ mới, chương trình đặt trọng tâm vào việc thống nhất nhận thức, tư duy quản trị và trách nhiệm tổ chức triển khai VLP tại từng đơn vị.

Chương trình đào tạo “Tổng quan Nền tảng Hậu cần Bưu điện (VLP)” được tổ chức nhằm thống nhất nhận thức về mô hình, quy trình và phương thức vận hành VLP trong đội ngũ lãnh đạo, quản lý trên toàn mạng lưới

Chương trình diễn ra trong hai ngày 4–5/9, theo hình thức kết hợp trực tiếp tại Trụ sở Tổng công ty và trực tuyến qua các điểm cầu đơn vị. Nội dung đào tạo được xây dựng nhằm giúp đội ngũ cán bộ quản lý nắm được mô hình, quy trình nghiệp vụ, phương thức vận hành, những thay đổi khi chuyển đổi sang VLP và có đủ thông tin để tổ chức, phối hợp, giám sát việc triển khai tại đơn vị.

VLP không chỉ là câu chuyện của công nghệ

Phát biểu khai mạc và chỉ đạo chương trình, ông Chu Quang Hào – Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam nhấn mạnh, điều cần được nhận thức trước tiên là VLP không đơn thuần là một phần mềm mới hay một dự án công nghệ thông tin.

Ông Chu Quang Hào, Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam nhấn mạnh VLP không chỉ là một hệ thống công nghệ mới mà hướng tới thay đổi cách thức tổ chức kinh doanh, vận hành và quản trị của Vietnam Post

VLP hướng tới một thay đổi rộng hơn: kết nối lại cách thức tổ chức kinh doanh, vận hành và quản trị của Vietnam Post trên một nền tảng xuyên suốt, trong đó dữ liệu được hình thành và tiếp nối từ đầu đến cuối hành trình phục vụ khách hàng.

Thay vì mỗi công đoạn chỉ tập trung hoàn thành phần việc riêng, yêu cầu mới là nhìn toàn bộ chuỗi từ tiếp nhận nhu cầu khách hàng, quản lý đơn hàng, kho, khai thác, vận tải, thu gom, phát đến đối soát, thanh toán và điều hành như một quá trình thống nhất.

Đây cũng là cách Vietnam Post khai thác tốt hơn lợi thế của một mạng lưới quy mô lớn. Bưu cục, trung tâm khai thác, kho, phương tiện vận tải hay lực lượng giao nhận chỉ thực sự tạo ra sức mạnh tổng thể khi được kết nối bằng quy trình thống nhất và một dòng dữ liệu xuyên suốt.

Tài liệu chương trình xác định VLP gồm 8 hệ thống cốt lõi trên một nền tảng tích hợp, bao phủ các nhóm năng lực Express, Fulfillment & Logistics và các dịch vụ dùng chung. Nguyên tắc xuyên suốt được đặt ra là “Một đơn hàng – Một hành trình – Một nguồn dữ liệu duy nhất”.

Theo Tổng Giám đốc Chu Quang Hào, cách tiếp cận này càng trở nên quan trọng khi yêu cầu của khách hàng, đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp, ngày càng vượt ra ngoài một giao dịch chuyển phát đơn lẻ. Khách hàng cần giải pháp toàn trình, từ quản lý hàng hóa, lưu kho, xử lý đơn, vận chuyển đến giao nhận, xử lý hoàn và theo dõi chất lượng dịch vụ.

Vì vậy, VLP trước hết phải được nhìn nhận như một bài toán kinh doanh và quản trị, trong đó người đứng đầu đơn vị giữ vai trò quyết định.

Người đứng đầu phải là người hiểu và dẫn dắt quá trình chuyển đổi

Một nội dung được Tổng Giám đốc đặc biệt nhấn mạnh tại chương trình là trách nhiệm trực tiếp của lãnh đạo các đơn vị.

Sau khóa đào tạo, lãnh đạo đơn vị cần chủ động rà soát cụ thể VLP sẽ tác động đến những khâu nào, những vị trí nào, điều kiện triển khai tại đơn vị ra sao; từ đó tổ chức công việc, phân công trách nhiệm và theo sát tiến độ chuyển đổi. VLP không thể được xem là nhiệm vụ riêng của cán bộ công nghệ hay một tổ công tác chuyên trách.

Cùng với đó là yêu cầu đào tạo phải tiếp tục được lan tỏa xuống tận lực lượng trực tiếp thực hiện. Từ bưu cục, khai thác, vận chuyển đến thu gom, phát, mỗi vị trí cần được hướng dẫn đúng nội dung liên quan tới công việc của mình và có đủ thời gian làm quen trước khi bước vào vận hành thực tế.

Một điều kiện quan trọng khác là chất lượng dữ liệu. Một địa chỉ chưa chính xác, một tuyến vận chuyển chưa được cập nhật hay thông tin về bưu cục, phương tiện chưa đầy đủ đều có thể tác động đến kết quả xử lý của cả hệ thống. Vì vậy, rà soát, chuẩn hóa và làm sạch dữ liệu phải được thực hiện chủ động ngay từ đơn vị.

Song song với con người và dữ liệu, các đơn vị cần kiểm tra toàn diện quy trình, thiết bị, đường truyền và đầu mối hỗ trợ. Lãnh đạo được yêu cầu bám sát thực tế tại các điểm sản xuất, kịp thời nhận diện nơi còn thiếu điều kiện hoặc cần bổ sung hướng dẫn để xử lý trước thời điểm vận hành chính thức.

Tinh thần chung được đặt ra là thống nhất trong triển khai nhưng linh hoạt trong tháo gỡ vướng mắc: những vấn đề phát sinh từ thực tế phải được ghi nhận, phản hồi và hoàn thiện kịp thời, song toàn hệ thống cần cùng vận hành trên một chuẩn chung để tránh hình thành những “đường riêng” trong quá trình chuyển đổi.

Từ 8 hệ thống đến một dòng vận hành toàn trình

Tại chương trình, ông Phạm Anh Tuấn – Phó Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam đã đi sâu làm rõ quy mô, kiến trúc và những thay đổi quan trọng mà VLP mang lại đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Ông Phạm Anh Tuấn, Phó Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, làm rõ kiến trúc, quy mô và những thay đổi cốt lõi trong phương thức vận hành, điều hành khi triển khai VLP

VLP được thiết kế trên nền tảng tích hợp gồm các hệ thống quản lý đơn hàng Express và Fulfillment; quản lý kho; thu gom và phát; khai thác chia chọn; vận tải; quản lý cước, đối soát, thanh toán và Control Tower. Các hệ thống không tồn tại độc lập mà trao đổi dữ liệu xuyên suốt để tạo nên một hành trình end-to-end của đơn hàng.

Quy mô của nền tảng cũng cho thấy phạm vi chuyển đổi rất rộng, với 8 hệ thống cốt lõi, khoảng 40 module chức năng, gần 700 điểm chức năng, hơn 400 quy trình con và khoảng 1.800 trường hợp sử dụng được đưa vào kiểm thử người dùng.

Một trong những thay đổi đáng chú ý là khả năng điều hành dựa trên dữ liệu. Thay vì số liệu phân tán và chỉ được tổng hợp sau khi sự việc đã xảy ra, VLP hướng tới khả năng theo dõi trạng thái toàn trình, chuẩn hóa quy trình và hỗ trợ cán bộ quản lý nhận biết vấn đề sớm hơn để có quyết định kịp thời.

Trong đó, Control Tower đóng vai trò lớp điều hành, giúp tập hợp dữ liệu từ các hệ thống nghiệp vụ, theo dõi KPI, phát hiện bất thường và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị. Nói cách khác, các module tạo ra dữ liệu vận hành, còn Control Tower giúp chuyển dữ liệu đó thành thông tin có giá trị cho người quản lý.

Học để nắm rõ, để chỉ đạo và đưa vào thực tế

Trong hai ngày đào tạo, chương trình đi từ tổng quan dự án, những thay đổi về kinh doanh – vận hành – nghiệp vụ và kế hoạch chuyển đổi đến chuỗi cung ứng Fulfillment, quy trình end-to-end của dịch vụ Express, vai trò của từng module, Control Tower, KPI và các phần hỏi đáp, trao đổi trực tiếp. Ngày thứ hai tiếp tục tập trung vào quy trình vận hành kho – Fulfillment và chuyển phát Express.

Cách thiết kế này cho thấy mục tiêu của chương trình không phải để đội ngũ lãnh đạo trở thành người thao tác thay cho lực lượng nghiệp vụ, mà để hiểu đủ sâu về sự thay đổi của hệ thống, biết đơn vị mình cần chuẩn bị gì, theo dõi điều gì và tổ chức triển khai ra sao.

Theo Tổng Giám đốc Chu Quang Hào, thước đo cuối cùng của VLP cũng không nằm ở mức độ hiện đại của công nghệ. Thành công phải được thể hiện bằng những kết quả cụ thể: khách hàng được phục vụ tốt hơn; bưu gửi được xử lý nhanh, chính xác hơn; người lao động có công cụ thuận lợi hơn; chi phí được kiểm soát hiệu quả; lãnh đạo nhận diện vấn đề sớm hơn và hiệu quả kinh doanh được cải thiện.

Bởi vậy, điều quan trọng sau khóa đào tạo là chuyển kiến thức thành hành động tại từng đơn vị.

VLP sẽ chỉ thực sự trở thành một “cách làm mới” của Vietnam Post khi từ người lãnh đạo đến mỗi vị trí trực tiếp vận hành đều hiểu mình đứng ở đâu trong dòng công việc chung, thực hiện đúng phần việc của mình và cùng sử dụng một nền tảng, một quy trình, một nguồn dữ liệu thống nhất.