Hà Nam triển khai thí điểm chương trình “Đổi mới bưu cục và phong cách phục phục vụ của giao dịch viên”

Bưu cục trung tâm sau khi được sắp xếp, bố trí hợp lý để phục vụ khách hàng được tốt hơn

Chương trình được tổ chức trong hai ngày. Ngày đầu tiên là lớp tập huấn nhằm cung cấp cho các học viên là giao dịch viên và lãnh đạo các Bưu cục trên địa bàn tỉnh về sự cần thiết, nội dung của Chương trình Đổi mới bưu cục và phong cách phục phục vụ của giao dịch viên; một số kinh nghiệm trong quá trình triển khai tại các bưu cục mẫu; giao dịch viên thực hành các tình huống tiếp xúc với khách hàng... Đặc biệt, trong ngày thứ hai, đoàn công tác đã chia thành hai nhóm trực tiếp xuống khảo sát hiện trường và thảo luận với các đơn vị về những điểm cần thay đổi, sắp xếp, bố trí lại tại khu vực quầy giao dịch, khu khai thác cũng như môi trường xung quanh của Bưu cục Trung tâm và Bưu cục huyện Kim Bảng nhằm tạo sự thoải mái cho khách hàng khi tới bưu cục đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch viên và cán bộ công nhân viên khi làm việc.

Nhấn mạnh về tầm quan trọng của chương trình này, bởi sắp tới Tổng công ty tiếp tục triển khai thêm nhiều dịch vụ hành chính công, do đó lượng khách ra bưu cục sẽ tăng lên nhiều. Do đó các bưu cục cần phải được khang trang lại cơ sở vật chất, trong đó quan trọng nhất là khu vực quầy giao dịch, công cụ, dụng cụ phải được chuẩn hóa theo phương pháp 5S. Đó là sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng. Một trong những điểm đáng chú ý là tới đây toàn bộ bộ phận khai thác sẽ không khai thác ngồi mà chuyển sang đứng khi khai thác bưu gửi của khách hàng, việc đóng gói, khai thác cũng phải thực hiện trên bàn. Các bưu cục sẽ được đầu tư thêm bàn khai thác, palet, dụng cụ di chuyển, xe đẩy... Đặc biệt đi cùng với đổi mới về diện mạo bưu cục, tác phong làm việc của giao dịch viên cũng sẽ nhanh nhẹn hơn, với sự đón tiếp khách hàng niềm nở, chu đáo và ân cần.

Sau khi triển khai thí điểm tại Bưu điện Hà Nam, Ban chỉ đạo sẽ tiếp tục rút kinh nghiệm và rà soát lại tất cả các khâu cho phù hợp với tình hình thực tế, để thời gian tới đây các tổ công tác sẽ tới 62 Bưu điện tỉnh còn lại khẩn trương triển khai chương trình Đổi mới bưu cục và phong cách phục phục vụ của giao dịch viên. Tổng giám đốc yêu cầu Lãnh đạo Bưu điện tỉnh và các bưu cục tại Hà Nam sau 2 ngày trực tiếp tham gia cùng đoàn công tác triển khai thực tế tại bưu cục Trung tâm và bưu cuc Kim Bảng phải quán triệt và trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện chương trình này tại tất cả các bưu cục trên địa bàn. Đây là công việc phải duy trì thường xuyên, bởi đó là những tiêu chuẩn bắt buộc phải làm. Tổng công ty sẽ thành lập các đoàn đi kiểm tra đột xuất việc triển khai Chương trình Đổi mới bưu cục và phong cách phục phục vụ của giao dịch viên tại tỉnh Hà Nam và sau này là các địa phương khác.

Giao dịch viên thực hành các tình huống tiếp xúc, phục vụ khách hàng với thái độ, tác phong văn minh,
lịch sự, luôn hướng tới sự hài lòng của khách hàng

Tổng giám đốc đặc biệt lưu ý, nếu từ nay đến cuối năm 2016, các Bưu điện tỉnh, thành phố không hoàn thành xong việc triển khai đổi mới bưu cục và phong cách phục phục vụ của giao dịch viên thì Bưu điện tỉnh, thành và Lãnh đạo đơn vị sẽ phải chịu trách nhiệm trước Ban chỉ đạo và hạ bậc thi đua.

Trước đó, ngày 16/3/2016, Tổng công ty đã quyết định thành lập Ban chỉ đạo Chương trình Đổi mới bưu cục và phong cách phục phục vụ của giao dịch viên do Tổng giám đốc Phạm Anh Tuấn làm trưởng Ban. Ban chỉ đạo gồm 10 đồng chí gồm Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc, Chủ tịch Công đoàn và Lãnh đạo một số Ban chức năng. Đi kèm với quyết định thành lập Ban chỉ đạo là các tổ giúp việc hồm 28 đồng chí đến từ Ban Quản lý Chất lượng, Ban Dịch vụ Bưu chính, Ban Tổ chức Lao động, Ban Kinh doanh Phân phối truyền thông, Ban Kỹ thuật Công nghệ Thông tin, Công đoàn, Trung tâm Đào tạo và Bồi dưỡng nghiệp vụ Bưu điện và Văn phòng.